Patrocínios e Stands: Para os interessados em participar do evento como Patrocinador ou Expositor, entre em contato com o plantão de comercialização da Bureau de Eventos através dos telefones (21) 3323-3539 / 3323-3500, ou pelo e-mail: [email protected] e falar com Raphael Coutinho.
INFORMAÇÕES GERAIS:
Data do Evento
De 12 a 14 de julho de 2017 – A partir das 08h30
Programa Completo: /congresso-sobep2017?l=apresentacoes
Promotor do Evento
SOBEP - Sociedade Brasileira de Estomatologia e Patologia Oral e Maxilo facial
Av. Professor Lineu Prestes, 2227 - Butanta
CEP: 05508-001 - São Paulo - SP
Local de Realização do Evento
Itamaraty Hall
Salões Cristal 1 – Exposição Paralela
Salões Cristal 2, 3 e 4 – Plenárias
Salão Topázio – Seminários
Salão Foyer Água Marinha – Painéis
Foyer Turquesa – Entrada Principal/Credenciamento
Foyer Coral – Mídia Desk/VIP
Endereço do Local do Evento
Hitamaraty Hall
Rua Gil Martins de Oliveira, 315
Santa Lúcia – CEP: 29056-300
Vitória – ES
Montagem do Evento e Stands
11 de julho de 2017 – das 08h00 até 18h00
Obs.: O expositor que necessitar extensão de horário, deverá comunicar à Bureau de Eventos, via e-mail [email protected] ou [email protected] a fim de se verificar possíveis custos extras.
Desmontagem do Evento e Stands
14 de julho de 2017 – a partir das 18h30
Montadora Oficial
Sato Stands e Eventos
Augusto Sato - [email protected]
27 9 9928-2191 / 3319-5187
www.satoeventos.com.br
Obs.: Quaisquer necessidades de decoração para o stand deverão ser solicitadas direto para montadora oficial até o dia 30 de junho de 2017.
Regras de Montagem
Observar as regras do Itamaraty Hall, descritas a seguir.
Informações Gerais
Secretaria do Evento: Bureau de Eventos
Ilda Brito / Raphael Coutinho
Telefone: + 55 21 3323-3539 / 3323-3500
[email protected] ou
[email protected]
AVISOS IMPORTANTES
- Ao participarem do Evento, os EXPOSITORES aceitam as presentes REGRAS DEMONTAGEM, que irá estabelecer seus direitos e obrigações com relação ao evento.
- Estas regras é parte integrante do Contrato de Locação de independentemente de transcrição.
- O desconhecimento das regras aqui estabelecidas não exime o expositor e seus contratados das penalidades, multas, responsabilidades e sanções previstas nestas regras, que ocorrendo, seja qual for à natureza, serão assumidas pelo expositor e seu preposto, solidariamente e independentemente da ordem de nomeação.
- Solicitamos e recomendamos que todas as regras que regem o evento sejam lidas e transmitidas a todos os seus funcionários, fornecedores e demais contratados, a fim de evitarmos transtornos.
- A REALIZADORA reserva o direito de arbitrar sobre casos omissos nestas REGRAS, bem como estabelecer novas regras que se façam necessárias ao bom funcionamento do evento e harmonia entre os expositores.
- Caso não utilize a montadora oficial do evento, deverá informar até o dia 30/06/2017.
- O EXPOSITOR que estiver com os seus pagamentos em atraso, seja referente à locação da área ou taxas de instalações e serviços, poderá não ter a área liberada para montagem e seu credenciamento suspenso, até que a situação seja regularizada.
- Pedidos extras aos contratados, não solicitados ou solicitados fora do prazo poderão não ser atendidos.
- Música ao vivo e som NÃO serão permitidos nos estandes.
- Para participação no Evento é imprescindível que o EXPOSITOR esteja em dia com os pagamentos referentes à sua participação.
- Todo o material exposto no stand é de responsabilidade do EXPOSITOR.
- O EXPOSITOR fica desde já ciente que sua imagem poderá ser captada e gravada,durante a montagem e realização do evento, de forma que todos os direitos que possui sobre sua imagem captada são, desde já, considerados cedidos ao REALIZADOR, de forma gratuita e definitiva.
- Para todas as leis ou questões que direta ou indiretamente derivem do evento e da aplicação deste Manual, os expositores se submeterão à jurisdição e Foros dos Tribunais na cidade de Vitória/ES, com expressa renúncia de qualquer outro.
CHECKLIST
Sugerimos abaixo CHECKLIST para sua orientação e segurança: Referente às Normas constantes no Site do Evento:
- Leitura das Regras do Expositor e repasse das informações aos funcionários, fornecedores e demais contratados;
- Preenchimento e envio dos Formulários(quando houver), obedecendo às datas estabelecidas;
- Recolhimento das taxas de energia, taxa de montadora não oficial e outros, quando houver;
- Atualização dos dados da empresa, junto à organização;
- Atenção à data limite de 30/06/2017 para solicitação dos serviços extras à Montadora Oficial do Evento.
Preparação do Stand:
Produtos e equipamentos em exposição:
Projeto do stand (checar junto à Montadora Oficial do Evento);
Detalhes Diferenciados no Stand: Programação visual do stand (testeira, banners, fotos, bandeiras) deverão ser checados junto à Montador Oficial do Evento;
Contratação da equipe de montagem que não seja a Montadora Oficial do Evento: informar a Montadora Oficial e/ou Organizadora do Evento por conta do detalhamento da área e envio do layout para aprovação prévia.
Referente à participação na Feira:
- Definição dos produtos e equipamentos a serem expostos no stand;
- Seguro, transporte e recebimento dos produtos e equipamentos em exposição;
- Programação da retirada do material em exposição e desocupação total do stand respeitando o período de desmontagem do evento, inclusive materiais descartados e entulhos. A REALIZADORA e seus prepostos não se responsabilizam por materiais deixados no recinto do Evento. A não retirada de entulhos acarretará custos ao Expositor.
Envio de material e desmontagem:
- Treinamento do pessoal de vendas;
- Reserva de hospedagem, transporte e alimentação para seus funcionários evrepresentantes;
- Elaboração do material promocional da empresa e dos produtos em exposição;
- Contratação de seguro do stand, produtos e equipamentos em exposição;
- Contratação e treinamento de serviços e pessoal para atendimento no stand se necessário (recepcionista, Buffet, limpeza, segurança e outros);
- Pagamento dos Impostos pertinentes ao transito e comercialização de mercadorias e/ou serviços junto ao órgão governamental correspondente;
- Solicitação de crachás através do envio de nomes até o dia 29/06/2017.
- Contratação de transporte de material e equipamentos a serem expostos;
- Programar a retirada do material dentro dos prazos estabelecidos nestas regras;
- Controlar o retorno do material usado na Feira para a empresa;
- Desocupar completamente o stand atentando para o período de desmontagem, providenciando, inclusive, a retirada total de entulhos.
Deverão ser respeitados rigorosamente os prazos para finalização dos stands.
ATENÇÃO: Os trabalhos de montagem deverão ser finalizados até às 18h do dia 11 de Julho.
Para o EXPOSITOR que não cumprir o cronograma de montagem e necessitar prorrogar o período, deverá solicitar a Realizadora e arcar com os custos operacionais que possam incindir.
ATENDIMENTO AO EXPOSITOR
O atendimento ao expositor será realizado, durante o período do evento.
CONTRATAÇÃO DE MÃO-DE-OBRA
PERÍODO E HORÁRIO DE REALIZAÇÃO
- O Ministério do Trabalho fiscaliza a realização de eventos com objetivo de normalizar as atividades relativas ao setor, portanto sugerimos seguir os procedimentos legais para contratação de mão de obra eventual a fim de se evitarem possíveis contratempos.
- O EXPOSITOR não poderá utilizar mão-de-obra de menores de 18 (dezoito) anos, salvo maiores de 14 anos na condição de aprendiz, observadas as normas aplicáveis.
- Todo EXPOSITOR ou MONTADOR, durante o período de montagem e desmontagem deverá estar trajando uniforme ou camisa, calças compridas, tênis ou sapato, devendo ainda portar credencial de identificação e equipamentos de proteção individual (EPI’s), conforme determina as Normas de Segurança do Trabalho. Não será permitido o acesso á área de montagem de sandálias de dedo ou descalço.
1. OBRIGATÓRIO: Não trajar bermudas ou calções,
2. OBRIGATÓRIO: Não circular no ambiente sem camisa,
3. OBRIGATÓRIO: Usar calçado de segurança apropriado. Exemplo: Bota
4. de segurança - ficando proibidos: chinelos, tamancos e sandálias.
5. OBRIGATÓRIO: Usar uniforme ou crachá com identificação da empresa.
ACESSO PESSOAL
- 12 a 14 DE JULHO (08h30 ÀS 19h30)
Somente terão acesso ao evento, no período de montagem e manutenção, os portadores das credenciais:
Credencial Expositor / Apoio
ACESSO DE MENORES
É terminantemente proibido o acesso de menores de 14 anos no Centro de Convenções de Vitória durante todo o período do evento (montagem / realização / desmontagem) mesmo acompanhados, ainda que seja de parentes, em qualquer grau, dos visitantes ou dos expositores.
CREDENCIAMENTO (CREDENCIAIS EXPOSITOR E PESSOAL DE APOIO)
Os profissionais da empresa expositora e seus prestadores de serviços / apoio (recepcionistas, buffet, garçons, fotógrafo, etc.), deverão estar identificados durante a montagem, realização e desmontagem.
As credenciais deverão ser retiradas a partir das 08h do dia 11/07 para os expositores e respectivas equipes de apoio, no credenciamento do evento.
Para evitar desperdícios de material e dinheiro, aconselhamos que seja solicitado credenciais somente para as pessoas que permanecerão nos stands. As credenciais serão entregues em nome da cada pessoa da empresa Expositora tanto dos profissionais como do pessoal de apoio. Para isso o expositor deverá enviar a relação das pessoas que irão trabalhar no estande conforme formulário anexo a este manual até a data do dia 29/06.
As credenciais, somente serão liberadas desde que a empresa expositora esteja em dia com os pagamentos referente à locação de área e taxas.
Importante:
O uso do credencial é obrigatório, pessoal e intransferível.
Qualquer credencial de identificação deverá obrigatoriamente ser ostentado a altura do peito do seu titular, enquanto este permanecer no interior do Evento.
A qualquer momento poderá ser solicitada ao Expositor sua identificação. No caso de não ser pessoa credenciada, a credencial será recolhida.
TRAJES SUMÁRIOS
Os trajes sumários e apelos não condizentes com o espírito de sobriedade que se exige de uma Feira de Negócios estão terminantemente proibidos e serão coibidos de forma pronta e enérgica.
ESTACIONAMENTO
O Centro de Convenções de Vitória possui área de estacionamento compartilhada (não exclusiva para o evento). Os realizadores e Organizadores do evento não terão nenhuma responsabilidade com a guarda dos veículos.
REMESSA DE MERCADORIAS/ VENDA DE PRODUTOS/ TRANSPORTE DE MERCADORIAS
É de responsabilidade exclusiva do expositor cumprir as exigências legais relativas ao procedimento para remessa/ exposição/ venda/ transporte de mercadorias, equipamentos e produtos a serem expostos conforme exigências legais do IPI e/ou ICMS.
EMISSÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS
- Emitir nota fiscal quando vender um produto na feira usando o talonário de venda ao consumidor.
REMESSA E TRANSPORTE DE MERCADORIAS
Consultar a sua contabilidade para informações sobre a forma de preenchimento correto da nota fiscal, em razão da variação de normas de Estado para Estado. RESSALTAMOS QUE NO CORPO DA NOTA FISCAL DEVERÁ CONSTAR A SEGUINTE OBSERVAÇÃO:
As mercadorias destinam-se à exposição no: 43o Congresso Brasileiro de Estomatologia e Patologia Oral - “SOBEP 2017”, que será realizado de 12 a 14 de julho de 2017 no Centro de Eventos Itamaraty Hall, de Vitória – ES.
Nos espaços próprios, relacionar todas as mercadorias, equipamentos, etc, com suas respectivas quantidades e seus valores (unitário e total). Recomendamos manter a Nota Fiscal dos produtos de mostruário no estande, a disposição das autoridades para eventual fiscalização(caso necessário).
Abaixo endereço do Centro de Eventos Itamaraty Hall, local de realização do evento:
Itamaraty Hall
Rua Gil Martins de Oliveira, 315
Santa Lúcia – CEP: 29056-300
Vitória – ES
IPI
Declarar no texto da Nota Fiscal:
“Suspensão do IPI por se tratar de simples remessa para exposição no 43o Congresso Brasileiro de Estomatologia e Patologia Oral - “SOBEP 2017”, que será realizado de 12 a 14 de Julho de 2017, de acordo com o artigo 26 - Inciso X do Decreto no 879.81, de 23/12/82, com nova redação dada pelo Artigo I do Decreto no 99.061, de 08/08/90”. (INSERIR OS DADOS DA BFF-ES).
ICMS
“Suspensão do ICMS por se tratar de simples remessa para exposição no 43o Congresso Brasileiro de Estomatologia e Patologia Oral - “SOBEP 2017”, que será realizado de 12 a 14 de Julho de 2017, de acordo com o artigo 5o - Inciso XXXII do RICMS-ES, aprovado pelo Decreto no. 4373 / 98. (INSERIR OS DADOS DA BFF-ES)
NOTA: Para o retorno, deverá ser emitida Nota Fiscal, contendo no corpo: “Mercadoria remetida N.F. no. , de / / 2017, isenção do Artigo 5o, inciso XXXII do RICMS-ES”.
REGULAMENTO DE USO DO ITAMARATY HALL
Este regulamento estabelece regras de uso do espaço do Itamaraty Hall, que deverão ser observadas pelos prestadores de serviços contratados para organizarem eventos no local, sejam os contratados diretamente pelo Itamaraty Hall ou os contratados por terceiros.
1 ) TRABALHO EM ALTURA
A recusa do prestador de serviços de assinar este regulamento o impedirá de usar o espaço do Cerimonial Itamaraty para a realização dos serviços contratados.
A inobservância ou o descumprimento de algumas das regras descritas neste regulamento, por parte dos prestadores de serviços, seus prepostos ou empregados, acarretará na aplicação de advertência e/ou multa, que serão aplicadas de acordo com os pontos acumulados, sem prejuízo do pagamento de indenização por eventuais perdas e danos que o cerimonial vier a suportar.
O prestador de serviços, por seu representante legal terá que declarar ter lido, concordar e se obrigar a observar, respeitar e cumprir as regras deste regulamento, dando ciência das penalidades decorrentes de seu descumprimento.
1.1) O trabalho em altura deverá ser executado exclusivamente com o uso de andaimes. Para tanto cada empresa montadora (decoração, iluminação, sonorização, sinalização) deverá usar seu próprio equipamento.
1.2) Não será permitido o uso de escadas.
1.3) O uso de EPI é obrigatório – Calçado fechado, luvas, cinta de segurança
Pontuação: 05 pontos
2) TRABALHO EM REDE DE ENERGIA
2.1) Para ligação de equipamentos em rede elétrica todos os envolvidos deverão consultar o Itamaraty sobre o limite máximo de carga disponível para o evento em questão.
2.2) Equipamentos de iluminação e sonorização deverão ser ligados exclusivamente nos disjuntores específicos, sendo vedado o uso de tomadas simples para esse fim.
2.3) Cada cliente tem a disponibilidade de 12 kw para uso em todos os equipamentos de seu evento. Qualquer potência acima desse valor só poderá ser usada através de contratação de gerador de energia.
2.4) Todos os fornecedores envolvidos com sonorização, projeção, iluminação ou outros equipamentos elétricos, deverão informar previamente a lista de equipamentos pretendidos com suas respectivas especificações (tensão, corrente e potencia)
2.5) Após a análise o Itamaraty poderá fazer exigências de adequação de modo a compatibilizar todos os usos.
2.6) O uso de EPI é obrigatório – Calçado fechado, luvas isolantes
Pontuação: 05 pontos
3) FIXAÇÃO DE EQUIPAMENTOS EM Q30 FIXADOS NO TETO
3.1) Para fixação de peças e equipamentos deverão ser usados lacres em pvc. Não serão permitidos os usos de fitas adesivas de qualquer natureza.
3.2) Para fixação de equipamentos o fornecedor deverá informar previamente os pesos das peças e posição pretendida para fixação.
Pontuação: 05 pontos
4) EQUIPAMENTOS DE COMBATE À INCÊNDIO
4.1) Todos os equipamentos de combate à incêndio deverão permanecer desobstruídos e deverão ser preservados livres os acessos aos mesmos.
Pontuação: 05 pontos
5) SUPERFÍCIES (PAREDES ,TETOS, VIDROS , PISOS, FACHADAS)
5.1) Não serão permitidos adesivos, colas, fixação com pregos ou parafusos em quaisquer superfícies.
5.2) Todas as portas de acesso aos salões deverão ter a circulação preservada.
5.3) Cabos de energia não poderão transpor o trajeto de acesso à quaisquer das portas existentes.
Pontuação: 05 pontos
6) PROTEÇÃO DE BASES DE EQUIPAMENTOS E TABLADOS
6.1) Todas as bases de equipamentos confeccionados em alumínio, ferro ou similar (Ex.: torres de Q30, pés de praticáveis para palco, pés de colunas de toldos dentre outros) deverão ser protegidas de forma a evitar que o piso seja danificado.
Pontuação : 05 pontos
7) RECOLHIMENTO DE LIXO
7.1) Durante a montagem e desmontagem, cada fornecedor deverá recolher seu próprio lixo usando sacolas de sua propriedade.
Pontuação: 05 pontos
8) LAYOUT DE SALÃO
8.1) 90 dias antes da realização do evento, todos os fornecedores deverão fornecer, em escala, o “layout” de disposição pretendida de mobiliários e equipamentos.
8.2) Após a análise o Itamaraty poderá fazer exigências de adequação de modo a compatibilizar todos os usos.
Pontuação: 05 pontos
9) IDENTIFICAÇÃO DA EQUIPE
9.1) Todos os membros das equipes de fornecedores deverão trabalhar uniformizados com calçados fechados, identificados com crachá e portanto EPI.
9.2) Cada fornecedor deverá informar previamente a lista de nomes de todos os envolvidos.
9.3) Sem essa informação os mesmos não terão acesso à área do Itamaraty Hall.
Pontuação: 05 Pontos.
10) DANOS AO PATRIMÔNIO
10.1) Quaisquer danos ao patrimônio do Itamaraty decorrentes de atividades exercidas por parceiros e fornecedores deverão ser ressarcidos.
Pontuação: 10 pontos
11) DISPONIBILIDADE DE HORÁRIO PARA MONTAGENS E DESMONTAGENS
11.1) Todos os fornecedores deverão respeitar os horários de montagens de desmontagens previstos em contrato firmado entre o Itamaraty Hall e o contratante do evento.
11.2) O Itamaraty poderá de acordo com seus próprios critérios e disponibilidades de agenda conceder a possibilidade de execução de tarefas em horários além dos previstos em contrato sem nenhum ônus para o cliente e tão pouco para o fornecedor.
11.3) Da mesma forma os fornecedores deverão atender, sem ônus para o Itamaraty e para o cliente contratante, a necessidade de montagem e desmontagem em horários que atendam as necessidades do Itamaraty Hall.
Pontuação: 10 Pontos.
12) PENALIDADES
12.1) As penalidades variarão de acordo com a respectiva pontuação decorrente da atuação do fornecedor:
a) Em período de 12 meses, ao atingir 15 pontos ou mais o fornecedor parceiro receberá uma advertência formal.
b) Em período de 12 meses, ao atingir 30 pontos ou mais o fornecedor parceiro receberá uma advertência formal e só poderá executar novos serviços após pagamento de multa de R$ 300,00.
c) Em período de 12 meses, ao atingir 40 pontos ou mais o fornecedor parceiro receberá uma advertência formal e só poderá executar novos serviços após pagamento de multa de R$ 600,00.
d) Em período de 12 meses, ao atingir 50 pontos ou mais o fornecedor parceiro receberá uma advertência formal e só poderá executar novos serviços após pagamento de multa de R$ 1.000,00.
e) Em período de 12 meses, ao superar 60 pontos ou mais o fornecedor parceiro receberá uma advertência formal e só poderá executar novos serviços após pagamento de multa de R$ 1.500,00 e sofrerá uma suspenção de 06 meses sem que seja possível executar qualquer trabalho nas dependências do Itamaraty Hall.
